Tutorial Mudah Menyimpan Mail Merge Microsoft Word ke File PDF Terpisah Secara Otomatis

Menyimpan sebuah file yang banyak dengan variabel berbeda tiap filenya dan ditambah lagi harus disimpan dengan nama yang berbeda itu akan sangat melelahkan jika kita melakukannya secara manual. Sekarang kita tidak perlu lagi melakukan hal itu. Pada tutorial kali ini, kita akan belajar dengan metode "learning by doing". Jadi teman-teman bisa belajar dengan cara praktik langsung mengikuti step by step pada tutorial kali ini. Pada kali ini, kita akan mencoba untuk praktek membuat sertifikat dengan output sebagai berikut:

1. Mempunyai isi data yang berbeda/unik setiap file sertifikatnya (Contoh: Nama, Status, dll)
2. Disimpan dalam format PDF dengan nama file yang bisa dikustomisasi sesuka hati kita (Contoh: Sertifikat - Nama Satu; Sertifikat - Nama Dua; dst) Langsung saja kita mulai tutorial pada kali ini.

Baca juga: Tutorial Mudah Download atau Print File yang Terproteksi di Google Drive

1. Siapkan data yang akan kita jadikan variabel atau data di sertifikat kita nanti seperti Nama, Status, dll. Dalam hal ini kita akan mencontohkan dengan menggunakan Nama dan Status (Contoh: Peserta/Pembicara).
2. Buatlah dokumen baru menggunakan Microsoft Excel, lalu buat tabel seperti ini
3. Kemudian masukkan Nama dan Status sesuka teman-teman kira-kira 10 nama atau boleh lebih
4. Setelah itu buatlah Folder tempat di mana kita akan menyimpan semua file Sertifikat kita nanti. Lalu setelah itu masukkan lokasi folder tersebut ke dalam Tabel "FolderSimpan". Contoh: Di sini saya membuat folder Sertifikat di drive D:, maka saya akan mengisikan D:\Sertifikat
5. Lalu untuk NamaFile, kita bisa isi sesuka hati kita atau bisa mengambil dari tabel Nama yang sudah ada. Kita akan mengambil nama dan ditambahkan kata "Sertifikat - " sebelum Nama dengan menuliskan formula kira-kira seperti ini ="Sertifikat - " & A2 silahkan sesuaikan A2 dengan posisi data temen-temen. Sehingga nanti akan menghasilkan nama file "Sertifikat - Nama Lengkap".
6. Setelah data di Microsoft Excel siap, kita lanjutkan membuat Template Sertifikat di Microsoft Word. Teman-teman bisa menggunakan background sertifikat yang tersedia banyak di internet seperti Canva, Freepik, dan sejenisnya. Di sini saya menggunakan background yang saya dapatkan di Canva. Kira-kira seperti ini nantinya.
7. Jika Template Sertifikat kita telah siap, kita akan mengimport data dari file Excel yang telah kita siapkan tadi dengan cara. Masuk ke Menu Mailings > Select Recipients > Use an Existing List > Pilih file Excel yang telah disiapkan dan disimpan sebelumnya.
8. Pilih tabel mana dari file excel yang akan kita cantumkan di sertifikat dengan cara masuk Menu Mailings > Insert Merge Field > Pilih data yang akan dicantumkan, dalam hal ini kita akan memasukan Nama dan Status. Klik Preview Results untuk melihat apakah data yang kita cantumkan telah benar atau salah.
9. Kemudian kita akan menggunakan Macro untuk menyimpan file sertifikat kita menjadi ke dalam PDF satu per satu secara otomatis. Caranya masuk ke menu View > Macros (atau pencet Alt+F8 pada keyboard) > Masukkan "MailMergeToPdf" pada kolom Macro name > Create > Copy dan Paste kode Macro di bawah ini

Sub MailMergeToPdf()
    'Macro ini dibuat oleh Imnoss Ltd dan dimodifikasi oleh Gilang Ramadhan'
    'Last Updated 10/12/2023'
    Dim masterDoc As Document, singleDoc As Document, lastRecordNum As Long
    Set masterDoc = ActiveDocument
    masterDoc.MailMerge.DataSource.ActiveRecord = wdLastRecord
    lastRecordNum = masterDoc.MailMerge.DataSource.ActiveRecord
    masterDoc.MailMerge.DataSource.ActiveRecord = wdFirstRecord
    Do While lastRecordNum > 0
        masterDoc.MailMerge.Destination = wdSendToNewDocument
        masterDoc.MailMerge.DataSource.FirstRecord = masterDoc.MailMerge.DataSource.ActiveRecord
        masterDoc.MailMerge.DataSource.LastRecord = masterDoc.MailMerge.DataSource.ActiveRecord
        masterDoc.MailMerge.Execute False
        Set singleDoc = ActiveDocument
        singleDoc.ExportAsFixedFormat _
            OutputFileName:=masterDoc.MailMerge.DataSource.DataFields("FolderSimpan").Value & Application.PathSeparator & _
                masterDoc.MailMerge.DataSource.DataFields("NamaFile").Value & ".pdf", _
            ExportFormat:=wdExportFormatPDF
        singleDoc.Close False
        If masterDoc.MailMerge.DataSource.ActiveRecord >= lastRecordNum Then
            lastRecordNum = 0
        Else
            masterDoc.MailMerge.DataSource.ActiveRecord = wdNextRecord
        End If
    Loop
End Sub

10. Kemudian simpan Macro dengan cara pilih File > Save Normal, lalu bisa ditutup.
11. Setelah itu, kita siap untuk menjalankan Macronya dengan cara masuk ke menu View > Macros (atau pencet Alt+F8 pada keyboard) > Pilih Macro yang sudah kita buat > Pilih Run
12. Setelah kita menjalankan Macro tersebut, program akan bekerja secara otomatis menyimpan file sertifikat yang sudah kita buat menjadi file PDF secara terpisah yang akan tersimpan pada folder dan nama file sesuai dengan apa yang kita tentukan sebelumnya.

Semoga tutorial ini dapat bermanfaat dan mudah dipahami. Apabila ada step yang kurang dimengerti bisa langsung menanyakan melalui kolom komentar atau kontak saya melalui email atau media sosial. Terima kasih telah membaca hingga akhir.